1.       ØKONOMI OG ØKONOMISTYRING

1.1. Økonomisk ansvar, myndighet

Det er kun hovedstyret som kan hefte idrettsforeningen og inngå forpliktende avtaler på vegne av den.

 

Idrettsforeningens økonomi skal styres etter regler for bokføring og regnskapsplikt og i henhold til regler om god regnskapsskikk. Foreningen skal drives etter forsiktighetsprinsippet.

 

For øvrig skal foreningen holde seg innenfor rammen av lover og regler gitt for idrettsforeninger.

 

1.2. Fullmakt

To medlemmer fra hovedstyret kan sammen utover budsjett foreta innkjøp til verdi inntil kr 10.000,-. Styret informeres i etterhånd.

 

Andre økonomiske beslutninger utover budsjett skal behandles av hovedstyret.

 

Undergrupper og lag kan gis fullmakt av hovedstyret til følgende disponeringer:

 

  • påmelding til cup
  • kjøp av idrettsutstyr iht avtale/budsjett
  • førstegangsbehandling hos lege/tannlege ved skader
  • Innkjøp til arrangementer

 

Dette under forutsetning av at undergrupper og lag har dekning innenfor eget budsjett.

Avtale om godtgjørelse til trenere og andre skal godkjennes av hovedstyret i forkant.

Egenandeler skal så langt det er praktisk mulig innbetales til BIFs bankkonto. Eventuell kontantinnbetalinger skal legitimeres ved gjenpart av paragon og avgiver skal motta kvittering fra nummerert kvitteringsblokk.

For øvrig skal undergrupper og lag informere hovedstyret om planlagt bruk av midler vedrørende cuper, arrangementer o.a.

Det er kun hovedstyret i BIF samt daglig leder etter avtale med hovedstyret, som kan tegne/inngå innkjøpsavtaler på vegne av idrettsforeningen.

Daglig leder har fullmakt til innkjøp av nødvendige artikler for daglig drift av klubbhuset med inntil kr. 5.000.- pr innkjøp. Dette rapporteres hovedstyret i etterkant.

1.3. Bankkonto

Ingen lag eller undergrupper kan opprette egne konti for egenandeler eller egne lagkasser.

 

BIF har opprettet en egen bankkonto nr 7874 05 36361. Det er kun denne som skal benyttes for alle økonomiske disponeringer for foreningen.

 

Belastning av denne kontoen krever underskrift av leder eller kasserer i gruppen, samt registrering via nettbank av daglig leder og godkjenning av kasserer i BIF.

 

1.4. Inntektsfordeling og regnskapsførsel

1.4.1. Sentrale tildelinger

Hovedstyret foretar utdelinger av sentrale midler til gruppene. Disse ordningene er omtalt nedenfor, men omfatter:

  • Tilskudd til dekning av lønnskostnader
  • Kompensasjon for treningsavgifter
  • Tilskudd for tilsynsvakter i Bjørnholthallen
  • Tilskudd for kioskvakter på klubbhuset
  • Tilskudd til konkurransedrakter
  • Tilskudd til kurs

1.4.2. Sponsor, andre inntekter

En undergruppe/lag som selv skaffer seg sponsorer eller andre inntekter gjennom for eksempel dugnad, disponerer selv disse inntektene.

1.4.3. Sponsorinntekter i annen form enn penger

Ved sponsorinntekter i annen form enn penger skal inntekten settes lik innkjøpsvedien for foreningen med en tilhørende like stor kostnad. Ytelsens art er bestemmene for hvilken kostnadskonto som benyttes. Mottar man f.eks. drakter føres en kostnad tilsvarende sponsorinntekten på konto for utstyr.

 

1.4.4.  Kiosksalg klubbhuset

Foreldre/foresatte til alle som er med på fotball og sykkel/ski i Bjørndal Idrettsforening må ta sin vakt på kiosken på klubbhuset. Utbetaling fra hovedstyret(kto 6601) på kr 1 200,- pr ordinær uke til gruppen eller laget (kto 3940 Dugnad) som dekker inn vaktene. Utbetaling avkortes dersom disse punktene ikke overholdes.

 

1.4.5. Fordeling av inntekter ved arrangementer

Ved arrangement der gruppen/laget bærer alle kostnader tilfaller alle inntekter gruppen/laget.

Arrangementer som også innebefatter salg fra kiosken på klubbhuset: 10 % av omsetningen til gruppen (kto 3100) og 90 % til hovedstyret (kto 3100). Hovedstyret dekker innkjøp av kioskvarer (kto 4200)

 

 

 

2.       BUDSJETT – sentralt og undergrupper

Styret i Bjørndal idrettsforening skal hvert år utarbeide forslag til et budsjett som omfatter hele idrettsforeningen inkludert alle undergrupper. Budsjettforslaget skal være utarbeidet senest innen utgangen av februar i budsjettåret, slik at dette kan legges frem for årsmøtet som avholdes innen midten av april måned. Det er årsmøtet som formelt vedtar budsjettet for det kommende år.

 

I tillegg til budsjettforslaget som omfatter hele idrettsforeningen, skal styret i hver undergruppe utarbeide et budsjettforslag som omfatter de forventede aktiviteter (inntekter og kostnader) i respektive undergruppe for det kommende år. Egen mal for hvordan dette budsjettet skal settes opp, samt hvilke forutsetninger som må legges til grunn for budsjetteringen blir laget av hovedstyret.

 

Undergruppene skal sammen med budsjett utarbeide en spesifisert oversikt over behov for halleie og kostnader til drift av anlegg som ikke dekkes av offentlige myndigheter (for eksempel løypekjøring, brøyting av baner og skøyteis med mer). Denne typen kostnader budsjetteres og belastes sentralt for barn/ungdom t.o.m. det kalenderår de fyller 18 år. Halleie for voksne (f.o.m. det kalenderår de fyller 19 år) skal belastes og budsjetteres av den enkelte undergruppe. Undergruppene skal videre redegjøre for eventuelle investeringer/kostnader på anlegg i Bjørndal Idrettspark som vedrører den enkelte gruppe. Det er styret i den enkelte undergruppe som har ansvar for å utarbeide budsjettet for undergruppen. Budsjettforslaget skal være overlevert til hovedstyret innen 20. januar hvert år.

 

 

3.       REGNSKAP OG ÅRSBERETNING – sentralt og undergrupper

For hvert kalenderår skal det utarbeides et årsregnskap for idrettsforeningen som omfatter alle undergrupper. Årsregnskapet skal være utarbeidet og godkjent av hovedstyret, og overlevert for revisjon innen 20. februar

 

Hovedstyret har også ansvar for å utarbeide grupperegnskaper for det enkelte regnskapsår for alle undergrupper i foreningen. Disse grupperegnskapene skal være overlevert til det enkelte gruppestyre innen 1. februar.

Hovedstyret skal videre utarbeide perioderegnskaper for hvert kvartal gjennom regnskapsåret. Disse skal omfatte hele idrettsforeningen inkludert alle undergrupper. Videre skal det utarbeides særskilte grupperegnskaper for hver måned gjennom regnskapsåret som blir distribuert til gruppestyrene.

 

For hvert regnskapsår skal hovedstyret utarbeide en årsberetning som i hovedtrekk angir aktiviteter i regnskapsåret. Hovedstyret skal i årsberetningen også bekrefte regnskapsårets resultat og balanse ved regnskapsårets slutt (pr. 31.12.).

 

Årsberetningen er å anse som en del av det offisielle årsoppgjøret for idrettsforeningen og skal forelegges for revisjonen sammen med årsregnskapet innen 20. februar hvert år.

 

Hver undergruppe skal utarbeide en årsberetning. Disse beretningene skal angi de aktiviteter som gruppene har gjennomført i det forløpne regnskapsår og skal ikke bekrefte eller angi regnskapsresultat eller balanse. En slik bekreftelse skal kun angis i årsberetningen fra hovedstyret.

 

Årsberetningene fra undergruppene skal være overlevert til hovedstyret innen 1. februar i det påfølgende år.

 

3.1 Regnskap – lag

For eventuelle lagenheter i gruppene skal det utarbeides særskilte regnskapsrapporter for hvert regnskapsår som viser økonomisk status på den enkelte lagenhet ved regnskapsårets utløp. Det vil bli utarbeidet periodiske regnskapsrapporter for lagenheter.

 

Pr. i dag vil utarbeidelse av regnskaper for lagenheter være aktuelt for fotballgruppa, håndballgruppa, skigruppa, sykkelgruppa, bordtennisgruppa og klatregruppa. De øvrige grupper i idrettsforeningen er pr. i dag ikke organisert på en slik måte at det er praktisk og gjennomførbart å utarbeide eventuelle regnskapsrapporter for lagenheter.

 

Innbetaling av egenandeler til cuper og utstyr skal foretas via BIF’s bankkonto. Jf punkt 3.3. Kostnader skal dokumenteres. Det skal utarbeides et forenklet regnskap for hvert enkelt arrangement som viser hvordan egenandeler og kostnader er benyttet.